Klokkenluiders

Bescherming van klokkenluiders

Dit ethisch & fraudebeleid van de VAB-groep maakt deel uit van het algemene risicobeheer, met de bedoeling ervoor te zorgen dat VAB alle noodzakelijke stappen onderneemt om de goede naam en reputatie van de VAB-groepsentiteiten en die van zijn werknemers, klanten, leveranciers en andere stakeholders te beschermen.

VAB groep wil daarom een ondernemingscultuur tot stand brengen en bevorderen die zich kenmerkt door eerlijkheid en openheid, waarbij alle medewerkers (de "klokkenluiders") de mogelijkheid hebben om potentiële fraude of andere ernstige wanpraktijken in het vroegst mogelijke stadium te rapporteren zonder vrees voor represailles en waarbij klokkenluiders de garantie hebben dat ze een eerlijke behandeling zullen krijgen en dat hun vermoedens behoorlijk zullen worden onderzocht.

VAB garandeert de identiteit van klokkenluiders te beschermen en hen te beschermen tegen alle mogelijke negatieve gevolgen van het te goeder trouw melden van een vermoeden op de manier zoals voorzien in de interne reglementen. Overeenkomstig deze principes beschermt en respecteert VAB eveneens de rechten van de persoon waarop de melding betrekking heeft.

Procedure melding

Om het mogelijk te maken een grondig onderzoek te voeren, moeten klokkenluiders voor zover mogelijk de volgende informatie in hun rapportering meedelen:

• de identiteit en de contactdetails van de klokkenluider;
• een beschrijving van het geval, met alle bekende relevante feiten (wat is er gebeurd, waar, welk specifiek gedrag gaf aanleiding tot de gerapporteerde vermoedens, wie is erbij betrokken, enz.);
• een aanduiding waarom de kwestie wordt gerapporteerd;
• een aanduiding of de kwestie reeds heeft plaatsgevonden of zou kunnen plaatsvinden in de toekomst;
• een aanduiding hoe de klokkenluider zijn/haar kennis verkregen heeft van het incident of de situatie;
• of er andere betrokken personen of getuigen zijn;
• of de klokkenluider enige ondersteunende informatie heeft;
• of de klokkenluider de kwestie met iemand anders besproken heeft, en zo ja met wie;
• een schatting van de bedragen waarover het zou kunnen gaan;
• de naam van de entiteit waar de kwestie zich heeft voorgedaan.

Het bovenstaande betekent niet dat fraude of ernstige wanpraktijken niet kunnen worden gerapporteerd als de concrete feiten niet in detail bekend zijn.

Monitoring & onderzoek

Binnen VAB is een lokale onafhankelijke onderzoekscel aangesteld en gemachtigd om wanpraktijken en fraude te onderzoeken en ervoor te zorgen dat die onderzoeken tijdig, effectief, vertrouwelijk, professioneel en objectief worden uitgevoerd. Als het ethisch & fraudebeleid van de VAB-groep niet wordt nageleefd, kunnen sancties worden opgelegd die voorzien zijn in de toepasselijke regels op basis waarvan de lokale werkrelatie wordt geregeld en die worden toegepast na een onpartijdig, vertrouwelijk en eerlijk onderzoek.

De onderzoekers zijn onderworpen aan strikte ethische regels, speciaal wat betreft het in acht nemen van de nodige discretie en terughoudendheid. Iedere medewerker dient te goeder trouw aan deze onderzoeken mee te werken. Indien aangewezen (bijv. als er een mogelijk belangenconflict is, of als de onafhankelijkheid van een interne of lokale onderzoeker in het gedrang kan komen), kan er een beroep worden gedaan op een externe partij om het onderzoek te voeren, zoals hierboven aangegeven.

Meldingen

via de mailbox Risicobeheer@vab.be.